نصائح وتمارين لتعزيز مهارات الكتابة التجارية و المراسلات التجارية
مهارات الكتابة ضرورية لمحترفي الأعمال اليوم. لا تصدقني؟ ضع في اعتبارك ما يلي: وجدت دراسة أجرتها شركة SunGard، مزود خدمات البيانات، أن ما يقرب من 90 بالمائة من المراسلات التجارية تتم الآن عبر الرسائل النصية الإلكترونية. هذا صحيح، سواء كنت محاسبًا أو مهندسًا معماريًا أو مستشارًا أو إداريًا، فإن الكتابة جزء أساسي من عملك.
الآن فكر في هذا: وجدت دراسة أجرتها جمعية الإدارة الأمريكية أن مهارات الكتابة القوية تؤدي إلى توفير بنسبة 30 إلى 50 بالمائة في وقت الكتابة وما يصل إلى 50 بالمائة في وقت القراءة. ما مقدار الوقت الذي أمضيته الشهر الماضي في كتابة رسائل البريد الإلكتروني أو التقارير أو المقترحات أو المواد التسويقية - وما مقدار الوقت الذي قضاه الأشخاص في قراءتها؟ نعم، إنه كثير.
ولهذا السبب سنناقش معكم ثمانية تمارين سهلة لتقوية مهارات الكتابة والمراسلات التجارية لديك.
جربهم. القراء سوف نقدر ذلك. إلى القائمة:
1. احتضن تغريداتك الداخلية
هل سبق لك أن وصفت نفسك أو شركتك في 50 كلمة أو أقل (أو أي حد تعسفي آخر)؟ إنه صعب، أليس كذلك؟ لكن جمال حدود الكلمات والحروف هو أنها تجبرنا على أن نكون أكثر مباشرة وتركيزًا على القارئ. من المحتمل أن تنقل كلماتك الخمسين ما يعادل الكلمات التي تزيد عن 200 كلمة والتي ستستخدمها دون الحد الأقصى. وهم أكثر إيجازا.
تمرين: اختر بريدًا إلكترونيًا واحدًا يوميًا وامنح نفسك حدًا أقصى للكلمات. لست متأكدا ما هو الحد الذي يجب تعيينه؟ انظر مرة أخرى إلى رسالة بريد إلكتروني حول موضوع مماثل. عد الكلمات وخفض المجموع إلى النصف. هناك حد الكلمات الخاصة بك. افعل ذلك لمدة كافية لأيام متتالية، وستتمكن من كتابة مستندات أقصر وأكثر وضوحًا في وقت قصير.
2. ضع حديثك الداخلي جانبا
لقد تعلمنا جميعًا كيفية االتخطيط في المدرسة الابتدائية. فلماذا تخلى معظم رجال الأعمال عن هذه الممارسة منذ فترة طويلة؟ بالنسبة لمعظم الناس، الجواب هو الوقت. ومن المفارقات أن الوقت هو بالضبط ما يضيع عند استخدام نهج تيار الوعي في الكتابة.
إذا قمت بإدراج أفكارك وترتيب أولوياتها مقدمًا، فإنك تقلل من الوقت الذي تقضيه عادة في الكتابة والمراجعة. كما تتجنب إضاعة وقت القراء برسائل مربكة وغير منظمة، وكذلك الوقت الذي تقضيه بعد ذلك في توضيح الرسالة. هل ترى كيف تبدأ كرة الثلج؟ القليل من التحضير يقطع شوطا طويلا.
تمرين: عند التعامل مع المستند أو البريد الإلكتروني التالي، ابدأ بإدراج النقاط الرئيسية. أعد ترتيب هذه النقاط من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية، وأضف عنوانًا فوق كل منها. فهمتها؟ الآن أعد كتابة النقطة الرئيسية الأولى في شكل جملة، وأدرج التفاصيل الداعمة أدناها ورتب التفاصيل حسب الأهمية. (في كثير من الأحيان يمكن ترك التفاصيل كقائمة ذات تعداد نقطي.)
افعل الشيء نفسه بالنسبة للنقاط الرئيسية الأخرى. هاهو! تحتاج إلى تقليم؟ سهل. ابدأ من الأسفل ثم واصل طريقك للأعلى.
3. قم بعمل قائمة مرجعية، وتحقق منها مرتين
يقرأ معظمنا عملنا قبل النقر على زر الإرسال أو الطباعة (إذا لم تقم بذلك، فابدأ اليوم)، ولكن هل نبحث عن الأشياء الصحيحة؟ تأكد باستخدام قائمة مراجعة التحرير. لا تقلق، فأنت لا تحتاج إلى ست ساعات وقائمة مراجعة مكونة من 20 صفحة لتحرير ثلاث فقرات. استخدم قائمة مرجعية بسيطة تحتوي على 10 إلى 15 عنصرًا، مثل هذه القائمة من مركز الكتابة بجامعة ويسكونسن.
تمرين: قم بتنزيل قائمة مرجعية، ثم اطبعها على قطعة صغيرة من الورق، وألصقها على الحافة اليسرى من شاشتك. خلال الأسبوعين التاليين، استخدم القائمة في كل مرة تنتهي فيها من كتابة مستند أو بريد إلكتروني طويل. سيصبح التحقق من الأخطاء الشائعة أمرًا طبيعيًا سريعًا، وستجد تحسنًا ملحوظًا في مسوداتك الأولية.
4. احرق قاموس المرادفات الخاص بك
لا تحرق قاموس المرادفات الخاص بك في الواقع. فقط تجنب إغراء استخدامه بشكل مفرط. بالنسبة للعديد من الكتاب، يعد المعجم بمثابة عكاز - الحل الأمثل لاستبدال الكلمات "العامة" بكلمات "وصفية" أكثر.
يجب أن تعلم بأن ليست كل المرادفات متشابهة، ومعظمها لديه اختلافات طفيفة في المعنى والدلالة. علاوة على ذلك، فإن الكتابة الجيدة للأعمال لا تتعلق باستخدام كلمات كبيرة أو محاولة الظهور بمظهر ذكي. يتعلق الأمر بكونك واضحًا وموجزًا وقابلاً للارتباط.
غالبًا ما تؤدي كلمات المعجم إلى كتابة بطيئة ومتقطعة ومملوءة بمقاطع زائدة وصفات غير ضرورية. استخدم اختياراتك الطبيعية للكلمات. من المحتمل أنها طبيعية أيضًا بالنسبة للقارئ.
تمرين: للشهر التالي، دع قاموس المرادفات الخاص بك يجمع الغبار. سوف تقوم بتسريع عملية الكتابة الخاصة بك وتطوير صوت أقوى وفريد من نوعه. إذا كنت عالقًا حقًا، تحدث عن الجملة مع شخص ما. إذا كنت لا تزال عالقًا، استخدم كلمة قاموس المرادفات فقط إذا كنت ستستخدمها في المحادثة، فهي توفر وضوحًا أكبر من كلمتك الأصلية، ويبدو الأمر طبيعيًا عند قراءتها بصوت عالٍ.
5. اقرأ بصوت عالٍ
عند الحديث عن القراءة بصوت عالٍ، قد تشعر بالغرابة عند القيام بذلك، لكنه ينجح. تتيح القراءة بصوت عالٍ لعقلك معالجة المعلومات بطريقة مختلفة، مما يعطي مزيدًا من الاهتمام للتدفق والنبرة والإيقاع والانتقالات. يتم أيضًا تضخيم ترتيب المعلومات، مما يسمح لك بإدراك الفجوات في شرحك.
وأخيرًا، تتيح لك القراءة بصوت عالٍ تحديد الأخطاء الصغيرة، مثل الأخطاء النحوية والكلمات المفقودة. جربها. ستندهش من مدى افتقادك للقراءة على الورق أو على شاشة الكمبيوتر.
تمرين: في المرة القادمة التي تنتهي فيها من كتابة مستند، ابحث عن مكان هادئ بدون زملاء العمل (ثق بي، من المزعج الاستماع إليهم) واقرأ مستندك بصوت عالٍ ببطء. إذا لم تتمكن من العثور على مكان هادئ، قم بتوصيل سماعات الرأس بجهاز الكمبيوتر الخاص بك وافتح المستند في برنامج مزود بوظيفة الصوت. على سبيل المثال، تحتوي الإصدارات الأحدث من Adobe Acrobat على وظيفة القراءة بصوت عالٍ ضمن قائمة العرض. يعمل كالسحر.
6. تعامل مع كتابتك وكأنها شريحة لحم
دع كتابتك تستريح بمجرد الانتهاء من ذلك. السبب بسيط: عند التحرير مباشرة بعد الكتابة، يميل عقلك إلى معالجة ما كنت تنوي نقله، وليس ما كتبته بالفعل. لذلك، قد يتجاهل الأخطاء المطبعية المحرجة أو الأخطاء النحوية والنبرة. لا أحد يريد ذلك. لذا اعزل نفسك لبعض الوقت. بمجرد عودتك، ستكون جاهزًا لإطلاق هذا القلم الأحمر، وإتقان تحفتك الفنية والاستمتاع بتألقك.
تمرين: في المرة القادمة التي يتعين عليك فيها كتابة تقرير أو اقتراح أو مستند تسويقي مهم، خطط لإنهاء المسودة قبل يوم واحد، إن أمكن. بمجرد الانتهاء، قم بإجراء عملية المراجعة المعتادة، بما في ذلك القراءة بصوت عالٍ واستخدام قائمة مراجعة التحرير، ثم قم بالنوم عليها. في صباح اليوم التالي، كرر عملية المراجعة الخاصة بك. المنظور الجديد سيحدث فرقًا كبيرًا.
7. استخدم تلك التكنولوجيا الحديثة
تحتوي برامج معالجة النصوص اليوم على جميع أنواع الأدوات المفيدة. استخدمها، وخاصة المدققين الإملائي والنحوي وقابلية القراءة. معظم الأشخاص على دراية بالمدققين الإملائي والنحوي الآلي ويستخدمونه (نعم، أحيانًا يكون للمدقق النحوي عقل خاص به، لكنه لا يزال مفيدًا).
من ناحية أخرى، تعتبر أدوات القراءة بمثابة جواهر مخفية. إنها تساعدك على تحديد مدى صعوبة قراءة المحتوى الخاص بك من خلال توفير معلومات مثل الكلمات لكل جملة، والنسبة المئوية للجمل المنفعلة، وسهولة قراءة Flesch ومستوى درجة Flesch-Kincaid. لا تعرف ما هي أهداف سهولة القراءة التي يجب التصوير من أجلها؟ تختلف الآراء، ولكن بالنسبة لكتابة الأعمال العامة فإننا نهدف إلى:
- الكلمات في الجملة: أقل من 20
- نسبة الجمل المنفعلة: أقل من 5 بالمائة
- سهولة قراءة الجسد: أكبر من 50
- مستوى درجة Flesch-Kincaid: بين الثامنة والعاشرة (لا توجد منشورات في السوق الشامل أعلى من 12)
التمرين: هذا التمرين يتكون من ثلاثة أجزاء. أولاً، قم بتشغيل التدقيق الإملائي والنحوي ومدقق القراءة في برنامج معالجة النصوص الخاص بك. إذا كنت تستخدم Microsoft Word 2010، فانقر فوق قائمة "ملف"، ثم "خيارات"، ثم "تدقيق". تأكد من تحديد المربعات التالية ثم انقر فوق "موافق":
- التدقيق الإملائي أثناء الكتابة
- استخدم التهجئة السياقية
- وضع علامة على الأخطاء النحوية أثناء الكتابة
- التدقيق النحوي مع الإملاء
- عرض إحصائيات سهولة القراءة
ثانيا، حدد نفس الإعدادات في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك. إذا كنت تستخدم Microsoft Outlook 2010، فانقر فوق القائمة "ملف"، ثم "خيارات"، ثم "Mail". ثم التدقيق الإملائي والتصحيح التلقائي. تأكد من تحديد المربعات نفسها ثم انقر فوق "موافق". لازلت مشوش؟ انقر هنا لمزيد من التعليمات.
ثالثًا، اكتب أهداف سهولة القراءة الخاصة بك على قطعة صغيرة من الورق وألصقها على الحافة اليمنى لشاشتك. من الآن فصاعدًا، اهدف إلى جعل كل المستندات ورسائل البريد الإلكتروني الطويلة ضمن الأهداف.
8. التعلم والممارسة
على الرغم من أن درجات الماجستير والدورات التدريبية التي تستغرق أسبوعًا رائعة، إلا أنها ليست الطرق الوحيدة للتعرف على الكتابة التجارية الفعالة. هناك الكثير من المواقع الإلكترونية التي تحتوي على ندوات وبرامج تعليمية وأدلة إرشادية مجانية. التحقق منها.
أثناء قيامك بذلك، اشترك في بعض مدونات الكتابة. التحدث مع الكتاب المحترفين. ابحث عن كتابة عالية الجودة. قبل أن تعرف ذلك، سوف تكتب مثل المحترفين.
